Офисный переезд. Основные моменты и практические советы

Офисный переезд. Гораздо лучше пожара

Все течет и меняется. Однажды компания, в которой вы работаете, вдруг превратится из молодой и маленькой в успешную, крупную и с историей на рынке и перестанет помещаться в скромном офисе безликого бизнес-центра. Или рост ВВП вызовет повышение цен на квадратные метры, которые арендует ваша фирма. Или директор переберется в загородный дом, и дорога до работы станет занимать у него три часа без учета пробок. В общем, исходные данные изменятся, и однажды в своей приемной вы услышите страшное слово «переезд». Главное после этого – пережить те первые минуты, когда кажется, что на голову падает потолок. Это ощущение совершенно естественное. Но нужно сделать глубокий вдох, собраться с силами и мыслями и организовать все так, чтоб вам не пришлось жалеть о том, что потолок и в самом деле не рухнул, когда переезд все-таки наступит.

Говорят, что один переезд равняется двум пожарам. Надеюсь, что ни мне, ни кому-либо из читателей никогда не придется проверить это утверждение на практике. Но на своем собственном опыте мне не раз приходилось убеждаться, что переезд – это отнюдь не радостное событие. Зато теперь я могу поделиться рекомендациями, как сделать это событие (нет, не праздником, поскольку это невозможно) не слишком разрушительным для вашего офиса и вашей нервной системы.

Главное, уточните у руководителя, насколько велика вероятность переезда. Вполне может оказаться, что он просто озвучил свои мечты (или страхи). Итак, если вы не ослышались, нужно выяснить два вопроса: когда и куда? В случае если новое расположение офиса вас совсем не устроит, можно быстро написать заявление об увольнении по собственному желанию, и пусть они переезжают сами, как хотят. Если такой вариант вас не устраивает, начинайте действовать по плану.

Подготовку к переезду можно разделить на три части. Во-первых, нужно решить, кто и как будет перевозить ваш офис; во-вторых, следует подготовить к переезду руководителя и сотрудников, умудрившись при этом не забыть о себе; в-третьих, надо выполнить некоторую подготовительную работу, непосредственно к переезду отношения не имеющую, но очень важную для успешного функционирования вашей компании в новом офисе.

Кто будет заниматься переездом?

Здесь есть несколько вариантов:

1. Сотрудники фирмы делают все сами.

2. Сотрудники фирмы сами упаковывают вещи, а грузят и перевозят их сторонние компании.

3. Вы нанимаете мувинговую компанию – одну из тех, что занимаются переездами под ключ.

Первый вариант возможен только в том случае, если у вас совсем небольшая фирма, в которой есть водитель и хотя бы небольшой грузовичок и нет сейфа или большого офисного аквариума, т.е. тех предметов, для транспортировки которых нужны специальное оборудование и машины.

В реальности даже небольшие компании предпочитают второй вариант. Если вещей и сотрудников не очень много, то можно самостоятельно закупить скотч, упаковочную бумагу и пленку, коробки – словом, все, что необходимо для переезда. Сейчас даже не нужно ничего из этого самостоятельно носить в офис – вы можете сделать заказ по Интернету (часто на том же сайте, где вы заказываете канцелярские товары), и вам доставят все необходимое. Погрузочно-разгрузочными работами займутся профессионалы.

Данный вариант подходит небольшим компаниям, которые хотят сэкономить деньги. Услуги, которые предоставляют мувинговые компании, к сожалению, очень дорогие. Поэтому если у вас есть возможность не разбирать мебель и нет многотонного сейфа, можно ограничиться только наймом машин и грузчиков. Сотрудникам в любом случае лучше упаковывать свои вещи самостоятельно.

Кстати, многие компании готовы обсуждать стоимость своих услуг. Если вы дадите им понять, что готовы рекомендовать компанию знакомым и сотрудничать с ними в дальнейшем, стоимость переезда может быть снижена (конечно, в разумных пределах).

Если вы понимаете, что своими силами не обойтись, то лучше обратиться к профессионалам. Сейчас на рынке представлено огромное количество так называемых мувинговых компаний. Да, это те самые профессионалы переезда, которым можно доверить исполнение такой деликатной задачи. Чем они отличаются от обычных транспортных компаний? Дело в том, что они предоставляют полный комплекс услуг: упаковку мебели (причем все материалы сотрудники компании привезут к вам в офис), сборку и разборку, погрузочно-разгрузочные работы. У таких компаний есть возможность произвести такелажные работы. (Такелаж – это транспортировка крупногабаритных грузов, весом иногда более тонны, а также подъем таких грузов по внешним стенам здания.)

Кроме того (и это, пожалуй, самое главное), мувинговые компании работают по договору. И в этом договоре прописана сумма, в которую вашей компании обойдутся все работы по переезду. Так, ситуации, когда вещи погружены в машину и вам называют цифру, в два раза превышающую ту, что озвучивали ранее, вы гарантированно избежите. К тому же по договору компания-перевозчик несет ответственность за сохранность вещей, и если что-то будет испорчено или утеряно, вам возместят стоимость.

С чего начать подготовку переезда?

Для начала пройдите по офису, осмотрите помещения, проверьте, сколько именно человек трудится в вашей компании, сколько есть сейфов и их примерный вес (указан в документах на сейф). Если у вас есть сложные для перевозки вещи – большие аквариумы, громоздкие кожаные диваны, рояль, – составьте список. После этого вы можете начать обзванивать мувинговые компании.

Читайте также:
Плиты перекрытия из газобетона: преимущества и недостатки

Предварительная подготовка нужна для того, чтобы сразу ответить на вопросы специалиста. Конечно, это будет далеко не полный список вопросов, и точную стоимость по телефону вам не назовут. Но можно будет сразу уточнить, есть ли у компании возможность провести такелажные работы (в случае если они вам нужны), а также стоимость перевозки одного офисного места. Как правило, эта цифра у всех компаний фиксированная.

Где искать фирму для переезда?

Проще всего, конечно, в Интернете. Но если у вас есть знакомые, которым в недавнем прошлом пришлось переехать, обязательно обратитесь к ним. Если таковых не обнаружилось, то обзванивайте все фирмы, которые выдаст вам поисковая система. Сравните цены на перевозку одного рабочего места и пригласите технологов из нескольких компаний. Это очень важный момент. В хорошей компании есть специалист, который выезжает в офис, проводит опись имущества, которое нужно перевезти. Кроме того, он осматривает лифты, лестничные пролеты и подъезды к зданию. Такую же работу он проводит и в офисе, куда вы будете переезжать. Только после этого компания может назвать вам точную стоимость переезда. Эта стоимость фиксируется в договоре, после подписания которого изменить ее уже нельзя.

Почему выезд технолога так важен? Дело в том, что специалист на месте сразу определит, какую офисную мебель нужно разбирать, какие понадобятся машины и упаковочные материалы. Кроме того, он сразу видит все подводные камни.

Компания, в которой я раньше работала, переезжала в офис в центре города. Вход в него был со двора. И все бы хорошо, но арка для въезда во двор была очень низкой (бывают такие арки в домах постройки конца XIX века). Это означало, что стандартная большая машина для переезда не подойдет, поскольку в арку она не проедет. Оставить машину около арки было невозможно, поскольку дело происходило на оживленном проспекте. Технолог осмотрел место действия и принял решение использовать несколько машин поменьше. В связи с этим было изменено расписание переезда и погрузочно-разгрузочных работ. Использование нескольких машин, конечно, сделало переезд дороже, но зато все работы прошли слаженно, без форс-мажоров, и специалисты уложились в один рабочий день. В итоге было сэкономлено время на переезд, а значит, и деньги компании.

А вот еще один пример.

Руководство логистической компании, в которой трудилась моя подруга, приняло решение осуществить переезд своими силами. Зачем обращаться к сторонним специалистам, если они сами профессионалы? Поэтому наняли только недорогих грузчиков. Увы, логистика грузов и переезд офиса – несколько разные сферы. Это стало понятно, когда любимый кожаный диван руководителя не прошел по узкой лестнице, ведущей в мансардные помещения, где находились кабинеты руководящего состава.

Итак, огромный и неприлично дорогой любимый диван стоял среди хаоса переезда, мешая грузчикам и работникам. В ходе срочного совещания было предложено: снять обивку с дивана, снять перила с лестницы, а также еще несколько более неприятных вариантов. Когда все немного успокоились, секретарь вспомнила, что одна из компаний-партнеров предоставляет услуги такелажа, в т.ч. промышленных альпинистов. Через пару часов на место приехали четверо мужчин, которые подняли диван по внешней стене здания через мансардное окно. Сколько сил, нервов и времени можно было бы сберечь, если бы компания сразу обратилась к специалистам.

Несколько важных моментов

  • Полный комплекс работ по переезду (сборка, разборка мебели, упаковка, погрузочно-разгрузочные работы, машина для перевозки, такелаж) не дешевый, но это того стоит. На руках у вас будет договор, гарантирующий качественное исполнение услуг и возмещение ущерба, если таковой будет. Кроме того, к вам придут трезвые специалисты, которым достойно платят, а значит, им не нужно работать круглосуточно. Вести себя они будут прилично, а к перевозимым вещам – относиться по возможности бережно.
  • Мувинговые компании включают в стоимость переезда материалы для упаковки. Их вам привезут сотрудники компании. Но вы же понимаете, что качество таких материалов далеко не самое лучшее. И если пленка с пузырьками (на языке профессионалов – «пузырка») в любом случае выполнит свои функции, то некачественный скотч оставляет следы на мебели, от которых практически невозможно избавиться. Поэтому попросите заранее показать вам упаковочные материалы. Если их качество вас не устроит, лучше самостоятельно купить другие. Это дополнительные расходы, но мебель в любом случае дороже.
  • Многие компании предлагают так называемый переезд под ключ. Если при этих словах вам вспоминаются голливудские фильмы, в которых милые женщины заботливо упаковывают вещи в абсолютно пустом доме, а потом расставляют их в другом таком же пустом доме, забудьте об этих видениях. В реальности собирать и разбирать вещи сотрудникам все равно придется самим. Кстати, это правильно, ведь каждый должен нести ответственность за собственное имущество.

Пакуем вещи

Когда сроки переезда установлены, компания выбрана, материалы для упаковки занимают половину приемной и все кладовые офиса, наступает пора осуществить следующий этап подготовки: необходимо собрать вещи. Кстати, это отличный повод разобрать ящики, архивы, а также выбросить из офисного холодильника продукты с просроченным сроком годности.

Для упаковки вещей вам понадобятся коробки. Это могут быть и специальные коробки для переезда, и те, что остались у вас от привезенных канцелярских товаров и продуктов. Офисную технику лучше класть в ее «родную» упаковку. Если таковая не сохранилась, подберите подходящую по размеру и обложите аппаратуру «пузыркой». Что делать с проводами и кабелями? Их ни в коем случае нельзя складывать в отдельные пакеты и коробки. Аккуратно прикрепите кабель к корпусу техники. Иначе потом долго в этих хитросплетениях не разберетесь.

Читайте также:
Рассмотрим как рассчитать подвесной потолок

Контролировать погрузку и разгрузку офисной техники (принтеры, компьютеры, телефонные аппараты) должны специалисты – системные администраторы и телефонисты.

Поскольку в основном офисные работники перевозят бумаги, коробки должны быть не слишком большие. Если вы до отказа забьете годовыми отчетами большую коробку, у нее может не выдержать дно. Кстати, цветы тоже нужно перевозить в коробках. Поставьте несколько горшков в одну коробку, проложите бумагой, чтобы горшки не треснули. Поливать цветы в день переезда нельзя.

Каждую коробку нужно подписать следующим образом: фамилия и инициалы сотрудника и обозначение содержимого. Если вы складывали вещи не тематически, а по содержимому ящиков стола и тумбочки, то подписать можно следующим образом: Петрова, стол; Сидорова, Петрова, правая тумбочка. Тогда в новом офисе сразу можно будет разложить все по своим местам. Кроме того, коробки лучше подписывать несмываемыми маркерами разных цветов.

За день до переезда разморозьте холодильник, помойте кофеварку, микроволновую печь.

Упаковка нестандартных предметов

Сейчас во многих офисах стоят большие аквариумы. Вам придется позаботиться о том, чтобы переезд был комфортным и для самого аквариума, и для его обитателей. Теперь можно не перевозить рыб в банках – в зоомагазинах продаются специальные пакеты с кислородной смесью. Такие пакеты наполняются водой из аквариума, и рыбы в них могут находиться больше суток. На новом месте пакет помещается внутрь аквариума, вода из него смешивается с аквариумной, поэтому рыбы испытывают гораздо меньший стресс. Кроме этого, необходимо взять хотя бы часть аквариумного грунта и растений. Проследите за тем, чтобы стенки аквариума проложили не только «пузыркой», но и листами плотного картона.

Помните, что кормить рыб в день переезда нельзя!

Если в вашей приемной и кабинете руководителя есть ценные вещи, разумно будет перед переездом положить их в сейф. Если такой возможности нет, лучше не складывать их в общие коробки, а увезти самостоятельно.

Как подготовить к переезду сотрудников?

Общей рассылкой уведомите всех, в какие даты будет происходить переезд и до какого числа необходимо собрать все личные вещи. Сообщите, где и когда они могут забрать коробки и другие материалы для упаковки вещей. Не надейтесь на внутреннюю дисциплину своих коллег, лучше поставьте автоматическое напоминание с датой переезда и просьбой собрать свои вещи.

Что делать, если вы заметили у себя или у кого-то из сотрудников «синдром переезда»? Как правило, переезд означает, что дела компании пошли лучше и работать вы теперь будете в более комфортных условиях. Даже если это на самом деле так, многих такие перемены не радуют. Расставаться с привычным окружением, менять маршрут поездки на работу для многих из нас – большой стресс. А если учесть, что переезд традиционно ассоциируется со стихийным бедствием, то неудивительно, что многие сотрудники впадают в уныние.

Если это коснулось и вас, попробуйте сделать следующее: съездите в новый офис. Осмотрите свою новую приемную, прикиньте, куда и что вы поставите. Может быть, вид пустых кабинетов вас и не обрадует, но вы переключитесь на другую интересную задачу, да и грустить будет некогда.

Кроме того, можно поискать в Интернете, какие недорогие кафе, магазины, развлечения есть рядом с вашим офисом. Подумайте о том, как вам будет удобнее добираться до работы, тем более что многие поисковые системы сейчас предлагают опцию «проложить маршрут».

За день или два до переезда созвонитесь с представителем мувинговой компании, уточните время приезда специалистов. Попросите дать вам телефон бригадира.

День «X»

Даже если вы доверились профессионалам, помните, что представители вашей компании должны присутствовать и в старом, и в новом офисе. Необходимо контролировать и погрузку, и разгрузку вещей. В этом случае вы можете сразу показать грузчикам, куда и что нести, а значит, потом потратите меньше времени на поиски необходимых вещей.

За кадром

Подготовка к переезду – это не только поиски компании и упаковка вещей в коробки. При переезде ваша компания меняет фактический (а часто и юридический) адрес. Это требует от вас следующих действий:

  • Официальным письмом сообщите всем поставщикам и клиентам о том, что у вас меняется адрес. Прежде всего стоит поставить в известность поставщиков воды, продуктов и канцелярских товаров. Потом, в суматохе, вы можете забыть об этом, а оказаться в новом офисе без вещей первой необходимости – ситуация не из приятных.
  • За пару недель до переезда, отправляя любые документы почтой, добавляйте к ним листок с новым адресом и телефоном.
  • Как только получите новые реквизиты, отправьте их всем партнерам по факсу и электронной почте.
  • Закажите бланк с новыми реквизитами компании.
  • Смена адреса и телефона означает необходимость заказать новые визитки. Лучше позаботиться об этом заранее.
  • Зайдите в свое почтовое отделение и попросите отправлять всю приходящую корреспонденцию по новому адресу. Эта услуга платная, но стоит совсем небольших денег и оформляется на весь год. Написать заявление можно сразу же в отделении почты.
  • Узнайте, какие теперь у вас будут почтовое отделение, налоговая и отделение пенсионного фонда.
Читайте также:
Особенности и принцип работы энергонезависимых газовых котлов

Конечно, переезд – это отнюдь не просто. Но если вы заранее подготовитесь к трудностям и будете иметь четкое представление о том, что нужно делать, то все пройдет хорошо. Впрочем, что бы ни утверждали поговорки, я все равно твердо убеждена, что переезд – это гораздо лучше, чем пожар.

7 советов, как организовать переезд в новый офис

Когда компания масштабируется, меняет формат работы или текущий договор аренды на прежнем месте заканчивается, назревает необходимость переезда в новый офис. Эта задача не такая простая, как кажется — у переезда много подводных камней и нюансов. Рассказываем, на что нужно обратить внимание.

Совет № 1: Воспользуйтесь помощью профессионалов

Часто организация переезда ложится на плечи сотрудника компании, который не обладает нужными компетенциями. Первым делом он просматривает предложения на Авито, ЦИАН и других сайтах, которые появляются в выдаче. В лучшем случае поиск по таким объявлениям не дает релевантных результатов, а в худшем — попадаются мошенники. Даже если сотруднику и удается найти офис, он не может учесть всех нюансов во время его просмотра.

Выход — сразу обратиться к профессиональным консультантам по недвижимости, и с их помощью составить техзадание. Это бесплатно, потому что на рынке коммерческой недвижимости комиссию консультанту платит собственник объекта недвижимости.

Консультанты помогают рассчитать минимальную площадь офиса, исходя из санитарных норм на одного сотрудника и требуемого количества парковочных мест. Далее они подбирают варианты офиса по запросам клиента, договариваются с владельцами и показывают сразу несколько помещений с максимально подходящей локацией, инфраструктурой и планировкой.

Совет № 2: Заранее обсуждайте с арендодателем свои планы

До заключения договора уточните, сможете ли вы:

— зарегистрировать юридический адрес;

— сделать перепланировку или ремонт;

Продумайте и другие нюансы и зафиксируйте их документально. Например, многие не знают, но в договор можно внести пункт о компенсации за ремонт — вы имеете право вернуть часть денег по Гражданскому кодексу.

Совет № 3: При выполнении ремонта надежнее воспользоваться услугами fit-out бюро.

Самостоятельно искать строителей, архитекторов, дизайнеров и сводить их друг с другом сложно и долго. Проще пригласить fit-out бюро — оно выполнит ремонт под ключ:

— специалисты разработают проект перепланировки и дизайн;

— проведут все инженерные сети и проведут ремонтно-строительные работы;

— закупят и установят мебель.

Совет № 4: Сортируйте вещи

Каждому сотруднику выдайте коробку и уведомите, к какому сроку следует упаковать свои канцтовары, документы и личные вещи. Лучше нанять специализированную организацию по доставке — ее сотрудники помогут расставить коробки в новом офисе в соответствии с планом размещения.

Совет № 5: Начинайте переезд в пятницу

Бизнес-центры, сдающие помещения под офисы, обычно разрешают ввозить крупногабаритные вещи в выходные дни и ночью, чтобы не мешать другим арендаторам. Лучше доставить мебель и коробки из старого офиса в пятницу. Впереди будут выходные, которых хватит, чтобы распаковать и собрать технику, столы и стулья, подключить оргтехнику. В понедельник сотрудникам останется лишь извлечь содержимое своих именных коробок, складированных рядом с определенными столами, и приступить к работе. Если начать переезд в рабочие дни, то будет потрачено впустую много времени, так как проверять подключения слаботочных систем в бизнес-центрах придется ночью.

Крупной компании лучше выбрать период долгих выходных (например, когда вслед за ними следуют праздники или наоборот), потому что субботы и воскресенья может банально не хватить.

Совет № 6: Назначайте как минимум двух координаторов

Одному человеку сложно проконтролировать ход переезда. Упаковку и перевозку вещей, расстановку их в новом офисе, разъяснительную работу с сотрудниками следует поручить менеджеру, который может выяснить и учесть пожелания руководителей департаментов, топ- и мидл-менеджмента. Координацию субподрядчиков лучше доверить административному или HR-директору.

Совет № 7: Сделайте чат-бот для сотрудников

В первое время у сотрудников будет возникать много однотипных повторяющихся вопросов:

— Где находится склад?

— Почему не работает телефония?

— Когда подключат интернет?

Пусть они задают их в чат-боте — так адаптация пройдет проще и быстрее.

О том, как не ошибиться в договоре аренды при переезде в новый офис, расскажем в следующей статье.

Практические советы по переезду офиса (в вопросах и ответах)

Рано или поздно приходит время, когда компании нужно сменить занимаемое помещение. Причины переезда у каждого свои: одни расширяются, другие ищут более комфортные условия для работы и улучшения своего имиджа, третьи переезжают в собственный офис, четвертые, в связи с финансовыми трудностями, подыскивают более экономный вариант.

На координатора переезда офиса возлагается огромная ответственность. Ведь необходимо не только подготовить четкий и грамотный план переезда, но и без ущерба для производственного процесса осуществить его. На первый взгляд, проблема не из легких, особенно, когда с этим пришлось столкнуться впервые, а вы необдуманно взвалили на себя все связанные с переездом обязанности. Но если подойти к делу обстоятельно и без суеты, то процесс переезда пройдет быстро и без малейших потерь. И вы даже сможете обнаружить в нем некоторые положительные моменты, например, избавитесь от ненужных вещей, хранившихся годами и занимавших лишнее место в офисе. А участие всех сотрудников компании в общем деле (переезде) поможет сплотить коллектив и поднять корпоративный дух.

Читайте также:
Основные преимущества и недостатки использования котлов на отработанном масле

Чем следует заняться в первую очередь?

Итак, руководитель подписал договор с новым арендодателем и установил день переезда офиса на новое место.

    Первым делом необходимо оповестить работников компании о предстоящем переезде. Сделать это можно, собрав всех сотрудников на организационное собрание, или же пройтись по отделам, сообщив все в устной форме, либо разослать сообщение по электронной почте или локальному «переговорнику» (например, Jabber).

В какие сроки желательно вложиться с переездом и в какое время суток его предпочтительнее осуществлять?

Оптимальный срок подготовки переезда — около 1–1,5 месяца (это зависит от статуса компании, рода ее деятельности и количества работников). Но бывают случаи, когда обстоятельства вынуждают осуществить переезд за более короткое время — неделя-две. В случае такого «экстремального» переезда существует большой риск что-то забыть, не успеть подключить все нужные коммуникации и т. п. Тут как никогда пригодится четкий поэтапный план, например, как приведенный в приложении.

План переезда

Мероприятие

Ответственные лица

Примечание

Посещение нового офиса и согласование всех условий с его владельцами

Руководитель компании или его представитель

Назначение координатора переезда, распределение функций в рабочей группе

Сразу же после определения даты переезда

Назначить ответственного за сборы, закупку необходимых материалов, готовность нового помещения к работе, перевозку и т. д.

Уведомление партнеров, клиентов об изменении адреса компании, подготовка карты проезда к новому офису

Координатор переезда (секретарь, офис-менеджер), дизайнер (для оформления карты), руководители отделов

После определения даты переезда

Уточнить месторасположение (адрес, транспортная развязка)

Проверка состояния нового помещения и составление перечня необходимых работ

После ревизии офиса в течение 7 дней

Для выполнения работ нужно привлечь: электрика, сантехника, слесаря (лучше тех, кто непосредственно обслуживают данное здание или офис)

Составление плана размещения рабочих мест, расстановки мебели (план-схема офиса), розеток, телефонных и компьютерных гнезд для каждого рабочего места

Координатор переезда, заместитель директора или руководители отделов

После ревизии офиса в течение 7 дней

Утвердить план у директора

Подготовка и подключение всех коммуникаций, освещения

Координатор переезда, системный администратор, телефонист, электрик

В течение 10 дней после определения даты переезда, готовность — за 1–2 дня до переезда

Установка или перенос локальных сетей, подписание договоров на обслуживание

Инвентаризация и составление полного перечня оборудования, мебели и документов компании

Не позднее, чем за 2 недели до переезда

Подсчитать, какое количество мебели требуется разобрать, какую, возможно, придется продать

Закупка упаковочного материала, бронирование транспорта и заказ услуг грузчиков или специальных компаний по перевозке

За 2 недели до переезда

Определение количества материалов, закупка, доставка, составление смет

Согласование переезда с представителями собственников «старого» офиса

За 1–2 недели до переезда

Уведомить «старых» арендодателей письмами о дате переезда, предупредить охрану, получить разрешения на пользование грузовыми лифтами и т. д.

Проведение совещания для всех сотрудников рабочей группы, назначение кураторов процесса и объяснение задач

За 1 неделю до переезда

Упаковка архивов и документации, маркировка коробок и составление описи по отделам

Рабочие группы отделов или подразделений

Сдать в макулатуру ненужную документацию и прочие бумаги, передать ответственному лицу собранную документацию

Окончательная упаковка всего инвентаря, маркировка коробок

Все сотрудники, задействованные в процессе переезда

Обязательно проверить общую готовность к переезду

Разборка (если надо), упаковка мебели; отключение и упаковка оборудования с последующей маркировкой

Привлеченный специалист или представитель фирмы-перевозчика

Каждый сотрудник обязательно должен подписать свою мебель: стол, стул, шкафы. Проследить за качеством разборки-сборки мебели

Изготовление необходимого количества ключей, влажная уборка нового помещения

Координатор переезда, уборщик

Получение правил внутреннего распорядка в новом здании и ознакомление с ними всех сотрудников под роспись

Член рабочей группы

Подключение коммуникаций: сервера, мини-АТС

Системный администратор, телефонист

Проверка готовности: исправление неисправностей

День переезда: вынос, погрузка, перевозка в новый офис, разгрузка, доставка в помещение, распаковка мебели и техники, вещей первой необходимости

Обязательно контролировать весь процесс

Подключение оборудования и проверка исправности средств связи

Первый день после переезда

Оформление изменения адреса с учетом требований госорганов

После того как будут подписаны документы на аренду (после переезда)

Распаковка, расстановка вещей (архивов, книг, канцелярских принадлежностей); оформление офиса: грамоты, обучающие стенды, цветы; обустройство общих комнат — кухни, переговорной, приемной и т. д.

В процессе работы, не дольше, чем на протяжении 1 недели после переезда

Оформление офиса желательно провести в первую очередь, это поможет сотрудникам быстрее адаптироваться на новом месте

Затягивать непосредственно переезд более чем на двое суток нецелесообразно. Назначить его желательно на выходные дни (большими компаниями иногда практикуется переезд в ночное время). Если ваш выбор пал на темное время суток, помните, что грузчики ночью работают по более высокому тарифу. Если переезд может затянуться, лучше нанять две бригады грузчиков, которые могли бы сменять друг друга, поскольку после восьмичасовой работы производительность труда любого человека, несомненно, снижается.

Как быть с коммуникациями (телефоны, Internet и пр.)?

Конечно же, хочется, чтобы после переезда в новый офис все сразу работало как «часы»: Internet, телефоны, оргтехника и т. д. Для этого нужно приложить максимум усилий по проверке и, в случае необходимости, проведению коммуникаций на новом месте. Поэтому до переезда сотрудников организуйте экскурсию для штатного системного администратора или специально привлеченного для этого специалиста.

Читайте также:
Преимущества виниловых обоев на флизелине, технология, производители и подбор цвета

После проведения необходимых «исследований» на новом месте необходимо быстро перевезти приспособления для подключения Internet-провайдера и телефонного оператора или же подключиться к новым. А это требует определенного времени, и в случае плохой организации процесс может затянуться на 2–3 недели. Поэтому следует, не теряя время:

проверить возможность подключения сети на новом месте;

утвердить и подписать договора по установке коммуникаций, обеспечить своевременную предоплату за подключение;

выбрать телефонные номера, перенести имеющиеся телефонные линии (если подключение новых по техническим причинам невозможно). Упростить работу по определению телефонов и налаживанию сети могут помочь предыдущие арендаторы (если получится выйти с ними на связь). Такое знакомство принесет несомненную пользу: вы получите объективную информацию о коммуникациях и их качестве, да и вообще обо всех плюсах и минусах офиса, в котором вам предстоит работать (так как не в интересах хозяев здания показывать плохие стороны офиса, если такие существуют).

Многие арендодатели предоставляют офисы уже с готовой локальной офисной сетью, которая, к сожалению, не всегда совпадают с вашими потребностями и соответствует рассадке сотрудников. В таком случае приходится переделывать ее «под себя». Будет крайне уместным иметь под рукой план с детальной рассадкой сотрудников.

Что еще нужно учесть при аренде офиса?

Особое внимание следует уделить:

электросети, какая у нее максимально возможная нагрузка в амперах (во избежание сбоев в работе);

электропроводке, размещению в комнатах розеток, выключателей, наличию осветительных приборов;

расположению и возможности расширения коммуникационных сетей;

наличию санузла с исправной сантехникой;

наличию холодной и горячей воды (качество воды);

наличию подсобных помещений для хранения архивов или других вещей;

наличию грузового лифта для перевозки имущества (если административное здание).

Примечание. Выбирая помещение под офис, не спешите сразу хвататься за дешевые предложения, помните «не все то золото, что блестит». Под низкой арендной платой может скрываться высокая плата за коммунальные и эксплуатационные услуги да и много других неприятных сюрпризов. Лучше отдать предпочтение офисам, обеспеченным автономным отоплением и горячей водой.

На что следует обратить внимание при выборе компании-перевозчика, как правильно скоординировать работу «перевозчика»?

Принятие решения о привлечении специальной компании-перевозчика к вашему переезду зависит от возможностей компании, ее размеров.

На рынке представлено множество компаний, предлагающих широкий спектр услуг по комплексному переезду офиса. В него обычно входит: разборка-сборка, упаковка, вынос и транспортировка мебели в новый офис, страхование имущества, предоставление транспортных услуг с грузчиками, расстановка мебели, вывоз мусора. Особое внимание при выборе такой фирмы следует обратить на ее опыт в данной сфере. Обязательно просмотрите отзывы клиентов, которые пользовались ее услугами, поинтересуйтесь наличием скидок, собственных грузовых автомобилей.

Как правило, в случае сотрудничества с солидной компанией-перевозчиком с вами работает (сопровождая процесс переезда) представитель компании. Он выезжает на место вызова, оценивает объем предстоящих работ (подсчитывает единицы мебели, техники, других материально-технических ценностей), в конце представляет детализированный счет на предоставленные услуги. Преимущество работы со специальной компанией заключается в том, что все работы по переезду она берет на себя. Плюс, вся мебель и техника будут застрахованы, на случай повреждений при переезде. Страховая сумма определяется заказчиком и вносится в договор. Представитель перевозчика также предлагает заказчику выбор упаковочного материала: полиэтиленовая пленка, клейкая лента, картонные коробки, мешки, картон. Чтобы сэкономить, можно упаковочный материал закупить самостоятельно, он продается в строительных магазинах и стоит недорого. Если же есть «родные» коробки от оргтехники, состоящей на гарантии, это упростит работу мастерам и также сократит расходы.

Главный недостаток — комфорт стоит денег. Поэтому перевозчики могут выставить вам достаточно большой счет. Чтобы хоть как-то его уменьшить, проведите мониторинг ценовой политики различных компаний и не бойтесь договариваться о скидке. Обращайте внимание на детализированный список предоставляемых услуг, так как стоимость отдельных позиций может быть необоснованно высокой. В таком случае целесообразней отказаться от них или же привлечь других специалистов.

Как организовать переезд «своими силами»?

Организовывать переезд «своими силами» намного интересней. В этот процесс можно вовлечь многих сотрудников, правильно организовав их, получите слаженную, оперативную работу. Пусть каждый почувствует, что его ценят, в его помощи нуждаются и что он — частичка одной дружной команды.

Первое, что нужно сделать, — это провести ревизию и выбросить все ненужное. Далее создайте инициативную группу среди сотрудников компании — работа найдется для всех, главное — желание! Обязательно назначьте ответственного за подготовку и переезд в каждом отделе или подразделении. Для всех определите конкретный объем работы.

Подготовив весь инвентарь для упаковки, можно приступать к работе. В обязательном порядке следует маркировать все вещи и коробки во избежание потери. Старайтесь упаковывать все рационально и компактно: книги к книгам, канцтовары к канцтоварам и т. д. Все, что было принесено на работу из дому, лучше заранее унести обратно домой. Что касается оргтехники, все шнуры от нее нужно положить в коробки вместе с ней, это поможет при распаковке быстрее найти все необходимое для подключения техники.

Читайте также:
Сколько стоит поменять проводку в малогабаритной однокомнатной квартире

Пусть работники все архивы заранее сдадут на хранение секретарю или делопроизводителю так будет надежней.

Перевозка мебели — самая громоздкая часть переезда. Ее можно перевозить как в разобранном, так и собранном виде. Если выбрали первый вариант, желательно вызвать специалиста-мебельщика, который правильно все разберет, упакует и сложит. Оплата за услуги такого рода определяется за каждую единицу товара в отдельности, а специалиста можно найти в любой мебельной фирме. Есть свои минусы: расходы могут быть достаточно большими, да и частая разборка-сборка (возможно, это не последний переезд) не наилучшим образом сказывается на мебели.

Если вы решили не разбирать мебель, ее все равно нужно подготовить к транспортировке: со шкафов снять стекла и обвернуть плотным картоном, тумбы закрыть на ключ, обернуть картоном и заклеить ящики клейкой лентой, стулья обернуть полиэтиленовой пленкой и подписать.

Будет правильным вначале перевезти большую тяжелую мебель, а уж затем — все остальное.

Заказать машину с грузчиками сейчас не проблема. Если имущества много, то лучше воспользоваться двумя машинами сразу, организовав по четыре грузчика на каждую. Тогда процесс пойдет быстрее: пока одну грузят, из второй уже на месте выгружают. Кстати, не забывайте, что если будут заторы на дорогах, за «простои» тоже придется заплатить. Не советуем оставлять грузчиков без присмотра (следите за тем, чтобы работа осуществлялась аккуратно, дабы избежать повреждения мебели или стен офиса).

Сотрудников нужно разделить на две группы. Одни курируют работу в старом офисе, другие — в новом: показывают, где выгружать и что куда ставить.

Правилом хорошего тона является уборка старого офиса после переезда. Поэтому позаботьтесь и об этом.

Переезд, организованный самостоятельно, сэкономит ровно половину суммы, которую придется заплатить компании по перевозке. Однако выбирать вам, поэтому запаситесь терпением и оптимизмом. Детальный план по переезду офиса поможет вам правильно скоординировать процесс и организовать работу. Желаем быстрого и качественного переезда в новый офис!

Статья предоставлена нашему порталу
редакцией журнала «Секретарь-референт»

Как облегчить себе и сотрудникам переезд в новый офис: пошаговое руководство

Планируя переезд в другой офис, важно организовать его так, чтобы не допустить перебоев в работе компании. В идеале это выглядит так: вечером сотрудники разошлись по домам, а утром пришли в новый офис и продолжили работать, будто ничего и не было.

Мечты-мечты? Реальность! Если, конечно, вы правильно подготовились к переезду, новый офис готов вовремя, в нём расставлены мебель и техника, налажена телефония и подключен интернет.

Рассказываем, как организовать переезд компании в новый офис и ничего не упустить.

Шаг 1: выбрать подходящее помещение

Прежде, чем составлять план переезда в новый офис, нужно проанализировать текущее помещение и понять:

  • что в нем нравится, а что — нет;
  • каких зон не хватает;
  • что хочется изменить в интерьере.

Переезд компании в новый офис. Несколько советов:

  1. Продумайте планировку офисного пространства до мелочей прежде, чем начнете присматривать помещение, чтобы не теряться и не затягивать процесс. Можно рассчитать необходимую площадь самостоятельно, используя калькулятор , но лучше воспользоваться услугами брокеров, у которых есть база коммерческих объектов и опыт подбора (это бесплатно).
  2. Чтобы минимизировать затраты на переезд в новый офис, тщательно изучите конфигурацию и планировку офисного пространства, которое вам предлагают: если там много перегородок, несущих стен и колонн, потратите больше на дизайн и ремонт.

Оцените помещение, которое приглянулось, по таким критериям:

-Есть ли сервисная поддержка: охрана, услуги клининговой службы, проведенный интернет и так далее.

-Если переезд в другой офис будет сопряжен с тем, что сотрудникам придется дольше добираться на работу, предупредите их об этом. И озвучьте плюсы, которые это компенсируют хотя бы частично: более просторные кабинеты, удобная планировка офисного пространства, кухня с домашними обедами по доступной цене, какие-то бонусы.

-Достаточно ли парковочных мест для тех, кто на машинах.

-Есть ли рядом кафе и рестораны, где можно пообедать (важно, если вы против еды на рабочих местах, а кухни в офисе нет).

Когда вы определились, какое помещение будете искать и как бы его хотелось обустроить, можно приступать к следующему этапу — составлять план переезда в новый офис и смету.

Боитесь прогадать с помещением для нового офиса?Поможем выбрать место, где будет комфортно и вам, и вашим сотрудникам!

Шаг 2: оценить сроки и стоимость переезда офиса компании

Первым делом рекомендуем назначить ответственного за переезд офиса компании, который будет следить за процессом: координировать работу отделов, контролировать подрядчиков и т. д. Без него процесс может затянуться, а бюджет компании — прохудиться.

Составляем план переезда в новый офис

Если планируете делать ремонт, важны состояние и размеры нового офиса: на подготовку помещения площадью 500-2000 м2 нужно 4-6 месяцев, 2000-5000 м2 — от 6 до 9 месяцев. Разработка дизайн-проекта интерьера офиса компании занимает от 8 до 14 недель.

Ускорить переезд компании в новый офис можно, используя подход Design & Build, когда клиент решает все вопросы с одним контрагентом. В этом случае строительство или ремонт идёт параллельно с работой над дизайном интерьера для офиса. Минус подхода — ограниченный бюджет и сжатые сроки. Придется подбирать бюджетные альтернативы или искать замену авторским изделиям, что не всегда удается сделать быстро.

На скорость ремонта влияет и то, вовремя ли на объект будут поставлять мебель и материалы, необходимые для работы и отделки. В каждом офисном центре свои правила ввоза/вывоза грузов и проведения шумных работ (например, только по выходным или в вечернее/ночное время, чтобы не мешать другим арендаторам). Это замедляет процесс и отдаляет переезд офиса компании.

Важно зафиксировать в плане переезда в новый офис необходимость закупки мебели, т.к. это влияет на сроки. Производство мебели по индивидуальному заказу в России может занять до восьми недель, если нужна мебель из Европы, закладывайте не меньше двух месяцев.

Если вы работаете с дизайнерами, они берут работу по подбору мебели на себя. Обычно в спецификациях дизайн-проекта описывают всю мебель и технику, которую будут использовать для вашего офиса. Если работа происходит по договору комплектации, еще на этапе концепции дизайнеры связываются с поставщиками и подбирают подходящие модели, чтобы они пришли точно в срок. Если без договора — специалисты предоставляют спецификации мебели и оборудования, но не контролируют поставщиков.

Составляем смету переезда офиса

Это нужно, чтобы в процессе переезда в другой офис придерживаться бюджета и не тратить деньги зря.

Самая большая статья расходов при переезде офиса — ремонт. В 2019 году в Санкт-Петербурге стоимость дизайна и ремонта офисов была такой: бюджетный вариант — 15-20 тысяч рублей за м², стандартный — в 25-35 тысяч рублей за м², а премиум — от 35 тысяч рублей за м². Цены зависят от курса валюты и от того, какое помещение придется ремонтировать. Добавьте 10-15% от бюджета на непредвиденные расходы и изменения.

На мебели и материалах можно сэкономить не в ущерб дизайну офиса, если заказывать стандартные модели из каталогов — те, которые фабрика производит на постоянной основе. Второй вариант — заменить дорогие позиции на более бюджетные, например, шпонированные панели на ЛДСП с декором под дерево. Желательно доверить это профессионалам, чтобы подобранные модели вписались в интерьер.

Мы в DESIGNIC не рекомендуем экономить на рабочих креслах. Дело в том, что офисные сотрудники проводят много времени в сидячем положении и для здоровья и комфорта важно, чтобы кресла были эргономичными.

Знаем, как подобрать подходящую мебель и материалы, не растрачивая бюджет на переезд в новый офис впустую

Шаг 3: подготовить новый офис к переезду

  1. Продумать расстановку мебели и рассадку сотрудников. Это поможет распределить места между ними, понять, чего не хватает, а также быстро расположить вещи в новом офисе после переезда. Делать на глаз нельзя, нужны точные размеры, иначе может получиться, что в плане указано четыре стола, а по факту в кабинете помещается только два.
  2. Проверить мебель и технику: всё ли целое и исправно работает. То, что планируете увозить с собой, стоит подписать, чтобы после переезда офиса компании сотрудники могли быстро найти свои вещи.
  3. Уточнить у арендодателя условия подключения коммуникаций: количество телефонных линий, скорость интернета. Всё это нужно подключить заранее, чтобы избежать сюрпризов после переезда компании в новый офис.
  4. Уточнить параметры обоих помещений, влияющие на процесс переезда офиса: пропускную способность входов и выходов, грузоподъемность и количество лифтов, доступность зоны погрузки-разгрузки и т. д.
  5. За несколько недель до дня переезда предупредить администрацию бизнес-центра, проверить, нет ли задолженностей перед старым арендодателем. Бывает так, что мебель разобрана, вещи упакованы, а выехать из офиса невозможно, так как у администрации есть вопросы к компании. Придется перенести переезд офиса, а это — нарушение рабочего процесса и лишние затраты.
  6. Сообщить клиентам о том, что вы меняете локацию. Можно сделать е-мейл рассылку, указав в письме новый адрес и дату, с которой вас можно будет там найти.
  7. Заказать пропуска для автомобилей и сотрудников мувинговой компании, чтобы не возникло проблем при вывозе имущества.

Шаг 4: переехать и обустроить новый офис

Когда организационные вопросы улажены, ремонт готов, а мебель закуплена, можно выбирать мувинговую компанию. Делать это лучше всего за полторы-две недели до переезда, чтобы без спешки определиться и начать собирать вещи.

Выбирая сервис грузоперевозок, нужно решить, что вам больше подходит: перевозка с постатейными расходами или комплексный переезд.

Первый вариант может быть дешевле, но нужно внимательно оценить вес и объем всех вещей — даже за небольшой перевес придется доплачивать. Поэтому такой вариант подойдет для переезда небольшого офиса. Крупной компании удобнее заказать комплексный переезд: перевозчик рассчитает общую стоимость транспортировки, сам упакует вещи, отвезет и расставит их по указанным местам.

За несколько дней до переезда нужно составить план нового офиса с описанием расстановки оборудования на новых рабочих местах. Это поможет организовать переезд офиса без накладок и быстрее «обжиться» на новом месте.

Подумайте и о своих сотрудниках. Примерно за неделю до переезда попросите их перебрать все документы и папки, чтобы избавиться от лишнего и перевезти в новый офис только нужные документы.

Если переезжаете с помощью мувинговой компании, лучше запланировать это на выходной. Сотрудники будут отдыхать, а офис переезжать. Если переезжаете самостоятельно, выберите день, когда нагрузка на персонал минимальна.

Также заранее подумайте, где будут работать сотрудники, пока специалисты перевозят и разгружают мебель. Неплохое решение — пересадить всех в коворкинг на время переезда в другой офис. Там можно арендовать индивидуальное, полностью оборудованное пространство под нужное количество сотрудников. Более экономный вариант — разрешить сотрудникам поработать из дома.

План переезда в новый офис: основные этапы

Переезд в другой офис — всегда довольно хлопотное занятие для компании. Нужно продумать сроки, подобрать подходящее помещение и оповестить сотрудников.

Переживания можно свести к минимуму, если грамотно организовать переезд офиса:

  • назначить ответственного;
  • заранее начать выбирать место для нового офиса и делать это вместе с дизайнером;
  • закрыть долги перед прежним арендодателем;
  • составить смету и оценить сроки переезда в другой офис;
  • подобрать мебель и материалы для нового помещения, определиться с планировкой;
  • найти мувинговую компанию, которая поможет осуществить переезд офиса;
  • дать сотрудникам возможность подготовиться к переезду.

Такие простые действия помогут осуществить переезд офиса компании быстро и без лишних трат.

Особенности офисного переезда

«Смеялись всем офисом!», — скажете вы, когда поймёте, что переезд — это на самом деле что-то на грани юмора и истерики. Посудите сами: море компьютеров, принтеров и факсов стоят упакованные в плёнку, мебель разобрана, а весь штат компании просто не работает! Кто-то заказывает пиццу, кто-то пытается распутать в спешке провода, кто-то прощается с родными стенами. Переезд головного офиса сродни урагану. Как превратить ураган в приятный ветер перемен — читайте в нашей статье.

Компьютеры, техника, папки с документами, пара горшков с растениями… «Да справимся сами», — думают руководители офисных компаний, которые, вероятно, ещё ни разу не переезжали всем составом на новое место. Почему? Потому что справиться самостоятельно очень сложно. Основные проблемы офисного переезда — это то, что оргтехники и мебели много, и, внимание, она вся крупная. А переехать нужно за один день, иначе что-то точно потеряется или забудется. Рассказываем подробно, как пережить один день офисного переезда без потери лишнего времени, денег и нервов.

Содержание статьи:

Как организовать офисный переезд

Перед тем, как непосредственно переезжать, надо составить план действий. Головной офис никогда не переезжает в пустоту (а если вдруг надо срочно съехать из старого помещения, а нового пока не нашли — напишите нам, мы предоставим услугу хранения офисной техники по выгодным условиям). Обычно компания переезжает из старого помещения сразу в новое, а значит у вас точно есть план вашего нового места обитания.

Составление плана предстоящего переезда

Шаг №1. План размещения на новом месте. Сразу начертите как вы расположите мебель в новом помещении. Это желательно сделать, когда вы ещё не начали разбирать мебель в своем старом офисе. Так как когда вы всё упакуете и уже будете грузить в машину, вы, скорее всего, не сможете вспомнить, сколько именно должно быть оргтехники и рабочих мест. Поэтому начинайте организацию ещё до сборов.

Шаг №2. Маркировка вещей и оргтехники в соответствии с этим планом. Для чего нужно промаркировать все вещи последовательно (кресло №1, стол №1 и т.д.): чтобы сначала было понятно, в какой последовательности грузить, а затем, чтобы на месте было понятно куда всё следует выгружать. Это очень облегчит работу тем людям, которые будут грузить мебель, и вам не придется заниматься мучительными перестановками в новом офисе.

Шаг №3. Упаковка вещей и оргтехники. Вся офисная история с переездом делится на три блока: техника, канцелярия и мебель. Старайтесь сразу упаковывать всё этими блоками, чтобы потом не закидывать найденные архивы со скрепками и дыроколами в первую попавшуюся коробку.

Мебель. Её надо разобрать по двум причинам: так её легче перевозить и больше шансов, что её случайно не повредят. Лайфхак: все винтики складывайте в небольшие канцелярские пакетики и приклеивайте скотчем прямо к фанере — так вы точно не потеряете фурнитуру и сразу соберёте стол на новом месте.

Упакованная офисная мебель

Техника. Технику надо надёжно упаковать в картонные коробки, предварительно обмотав в плёнку бабл. Обязательно не забудьте промаркировать коробку (см. шаг №2 выше). Даём тот же лайфхак с проводами от техники: аккуратно сложите провод и примотайте его скотчем к технике — принтеру, факсу или сканеру, чтобы ничего не растерялось при погрузке или транспортировке.

Канцелярия. Для мелкий вещей возьмите одну большую коробку и сложите туда все принадлежности. Не смешивайте это с ценными бумагами и документами, так как чернила из шариковых ручек могут случайно вытечь в самый неподходящий момент.

Лайфхаки по организации офисного переезда

Не суетитесь. Надеяться провернуть офисный переезд быстро не стоит — велик шанс, что в суете можно что-то либо потерять, либо по неосторожности повредить.

Не толпитесь и не бездельничайте. Поболтать, пропустить лишний стакан кофе можно и после переезда, поэтому замотивируйте команду на рабочий настрой (это легче сделать, пообещав маленькую премию в конце месяца).

Будьте на позитиве. Даже если случится какой-то непредвиденный форс-мажор, не паникуйте, а найдите человека, который лучше и быстрее всех разрулит ситуацию. Для позитивного настроя подготовьте заряженный плейлист из драйвовых треков: музыку погромче и вперёд, за дело.

Выбор перевозчика и организационные вопросы

Чтобы выбрать компанию, предоставляющую услуги офисного переезда, надо учесть пару моментов:

  • компания должна иметь опыт организации именно офисного переезда,
  • компания должна взять на себя не просто транспортировку, но и сопутствующие услуги, поэтому идеально, если это будет сервис под ключ, чтобы можно было заказать переезд офиса с упаковкой вещей,
  • наличие положительных отзывов и рекомендаций,
  • предоставляет ли компания услугу разборки мебели.

Заранее выясните вопросы въезда-выезда с территории офиса и наличия грузового лифта, чтобы уточнить этот момент при заказе бригады.

Новую жизнь надо начинать, полностью закрыв долги из старой — проверьте лишний раз, нет ли у вас задолженностей по аренде, коммунальным услугам и прочим платежам на месте старого офиса.

Подготовьте пропуска в старом и новом офисе для своих сотрудников и сотрудников транспортной компании, которые будут осуществлять переезд.

Помните шаг №1 про план? Будет идеально, если вы его распечатаете и в день переезда покажете работникам транспортной компании.

День Х — сам переезд

Это самый ответственный день, особенность которого в том, что начнётся он очень рано, и, скорее всего закончится очень поздно. Поэтому закатываем рукава, запасаемся терпением и держим наготове телефон доставки пиццы!

1. Назначаем ответственных в старом и новом офисе для осуществления контроля за переездом. Человек в старом офисе должен проследить, чтобы ничего не осталось на прежнем месте, были упакованы все документы и вся техника. Человек на новом месте будет ответственен за «приемку товара». Именно он будет подсказывать ребятам из компании перевозок, куда заносить, куда и как ставить ваши вещи.

2. Следим, чтобы не было толпы. Это задача руководителя — проследите, чтобы сотрудники распределялись над задачами равномерно: кто-то собирает документы, кто-то занимается компьютерами, кто-то контролирует мебель. Будьте готовы к форс-мажорам — они случаются у всех, но тут важно не собраться всем офисом решать, что делать, а продолжать процесс переезда.

3. Назначьте человека, который возьмёт на себя перевозку ценных бумаг и документов. Это отдельная коробка, с которой ваш поверенный не сводит глаз.

Принадлежности для маркировки вещей, оргтехники и коробок

4. Создайте «комнату находок» в старом офисе. В процессе сбора вещей точно найдутся давние пропажи и неожиданные артефакты.

5. Сразу проговорите вопрос сборки мебели: кто этим занимается и когда. Можно, конечно, запрячь сотрудников, но дело это тонкое и требует умелых рук. Лучше выбирать компанию по переездом с уже включенной опцией сборки мебели.

6. Трансфер и обед. Да, кажется, мелочи, но и их надо продумать! Закажите для сотрудников трансфер до нового офиса и доставку еды, чтобы разгружаться с новыми силами.

7. Мебель и техника приехали на новое место? Отлично! Когда вся мебель расставлена сразу ставим компьютеры и, что важно, подключаем их. Не оставляйте провода на потом, так как вы должны удостовериться, что план розеток точно совпадает с расстановкой рабочих мест. Убедитесь, что стратегические места — общий сканер, уголок с канцелярией, кофемашина — точно находятся в удобном для всех месте.

8. Финальный штрих — уборка. Здесь можно пригласить клинера, а для команды организовать какой-нибудь тимбилдинг. Хотя какой уж тимбилдинг, когда вы пережили переезд — можно выдохнуть.

Как переехать с комфортом

Офисный переезд — большая ответственность, ведь руководство должно в сжатые сроки организовать жизнь офиса как ни в чём ни бывало. В идеале, чтобы ни ваши клиенты, ни коллеги, ни партнеры не заметили, что что-то изменилось и работа шла бесперебойно. Альтернативный и наиболее удобный вариант как организовать офисный переезд – заказать переезд офиса у профессионалов. Чердак в этом один из лучших.

Офисный переезд

Преимущества Чердака

1. Мы организуем офисные переезды под ключ. Это значит, что вы можете вообще ничего не готовить заранее. Мы пришлём бригаду профессиональных муверов, которые аккуратно упакуют вещи, разложат всё по коробкам, разберут и так же надёжно упакуют мебель, погрузят в машину и перевезут на новое место. А в новом офисе мы не бросим вас в компьютерно-мебельных завалах, а поможем разместиться с комфортом. Переезд офиса под ключ облегчит вам и вашим сотрудникам и без того стрессовую ситуацию.

Офисное имущество, подготовленное к переезду

2. Фиксированная стоимость. Отправьте нам фотографии того, что вы хотите перевезти, и мы поймём, сколько времени займёт переезд, сколько муверов и упаковки понадобится. В стоимость входят:

  • упаковочные материалы;
  • разборка мебели, упаковка вещей;
  • вынос и погрузка;
  • доставка (работаем в Москве и Московской области);
  • выгрузка и подъём.

3. У нас муверы, а не грузчики. Наши муверы — приятные ребята. Упакуют фарфор, разберут диван, рассчитают тариф и ничего не потеряют.

4. Ресурсы и надёжность. Однажды у нас заказали офисный переезд 400 компьютеров: мы справились за один день. У нас есть всё, чтобы организовать грамотный и лёгкий переезд офиса — машины Форд «Транзит», аккуратные и вежливые ребята-муверы, мощная команда поддержки и логистики и, конечно, большой опыт переездов. Если вам нужен срочный офисный переезд, вы всегда можете обратиться к нам: придумаем что-нибудь и найдём решение в любой ситуации.

Комплексное решение для крутых бизнесов

Если подводить итоги, то офисный переезд — это проверка на прочность. Есть те, кто решает её пройти самостоятельно (не советуем, первый блин комом, да и инициатива наказуема). А есть те, кто инвестирует в профессионализм. Посудите сами: обратившись к профессионалам, вы переедете за один день и уже завтра ваши сотрудники будут принимать заказы, совершать сделки и работать над проектами. Цена вопроса здесь даже не в деньгах, а в вашем рабочем времени, которое легко конвертируется в прибыль. Work must go on!

Секреты подготовки к офисному переезду

Как переехать и сократить до минимума простои офиса, потери документов, путаницу и неразбериху? Все дело в правильной подготовке офисного переезда!

И первое, что нужно сделать – назначить ответственных людей за подготовку и организацию переезда. Эти функции может выполнять офис-менеджер, секретарь или любой другой работник, достаточно контактный, оперативный, хорошо знакомый со всей деятельностью фирмы. Когда такой человек выбран, подготовка к офисному переезду выполняется пошагово, поэтапно, чтобы учесть все нюансы.

Шаг 1: уведомление сотрудников

Весь персонал и сотрудники компании должны быть уведомлены о том, что офис скоро сменит адрес. Сделать это нужно после того, как поступит официальное решение руководства. Уведомление обычно выполняется устно или в письменной форме, на электронные почты сотрудников. Дополнительно можно вывесить объявление на доске в холле/приемной компании.

Всем сотрудникам важно сообщить:

  • точный адрес нового офиса;
  • дату переезда;
  • схему проезда на личном и общественном транспорте;
  • наличие парковки;
  • примерное размещение отделов/кабинетов/служб в новом офисе.

После уведомления можно начинать подготовку к самому переезду.

Шаг 2: план офисного переезда

Хорошо начинать подготовку за несколько недель, а лучше за месяц до предполагаемой даты. И первое, что требуется сделать, это составить план работ. В него включаются такие операции:

  • Составление списка переезжающих – указание подразделений/отделов, количества сотрудников и кабинетов.
  • Поиск компании-перевозчика – нужно выбрать транспортную компанию, которая специализируется на офисных переездах, имеет грузчиков, разнообразный упаковочный материал.
  • Подготовка техники, документации, имущества офиса к перевозке – прежде всего составляются списки перевозимых вещей, приобретается разнообразная упаковка: от картонных ящиков до пластиковых пакетов.
  • Подготовка нового офиса – нужно примерно распределить кабинеты, подписать их назначение, проверить состояние помещений и холлов.

При разработке плана нужно указывать и временные рамки, сроки по каждому этапу. Также полезно назначить ответственных в каждом отделе/подразделении. Подготовку к переезду и упаковку вещей нужно начинать не позднее, чем за 10 дней до даты.

Шаг 3: выбираем перевозчика

Еще одна важная задача – выбрать транспортную компанию, которая займется погрузкой/разгрузкой и перевозкой офиса. Ответственный за переезд может составить список организаций, указать цены и дать на согласование руководству. При выборе транспортной компании важно учитывать:

  • опыт работы, наличие отзывов, рекомендаций;
  • гарантии на офисный переезд;
  • стоимость услуг, подписание договора;
  • наличие в штате грузчиков, такелажников, специальной техники.

Очень полезно вызвать менеджера, который бы на месте оценил сроки, этапы и стоимость офисного переезда, предоставил смету работ. Заключение договора с компанией-перевозчиком обязательно и позволит застраховаться от проблем и потерь денег.

Шаг 4: подготовка своими силами

Этап подготовки к офисному переезду и упаковка вещей обычно производится силами самих сотрудников. Это позволяет сэкономить деньги и обеспечить сохранность всей документации. Что важно учесть при этом:

  • Выполняем «расхламление» . Переезд офиса – это хорошая возможность пересмотреть все бумаги, документы, папки и утилизировать те, сроки хранения которых уже вышли. «Расхламление» рабочих мест помогает избавиться от старой канцелярии, отжившей техники и всего, что часто накапливается в кабинетах.
  • Внимательно относимся к технике, мониторам, проводам . Все мониторы должны по одному быть запакованы в воздушно-пузырчатую пленку, закреплены скотчем и дополнительно убраны в коробки. Обязательно промаркировать и подписать коробки! Провода и кабеля складываются в отдельные ящики, каждый обязательно подписывается и раскладывается по пакетам.
  • Упаковка документации и архива . Папки-скоросшиватели лучше всего паковать в картонные коробки, а не в мешки. Коробки обязательно маркируются, указывается вид документации и ответственный за нее. Внутрь полезно положить опись документов. Для удобства перевозки и сохранности – коробка должна весить не больше 20 кг.
  • Разборка офисной мебели . Эту работу лучше доверить специалистам, которые не только разберут, но и правильно упакуют все детали и крепеж мебели. Перевозить ее в собранном состоянии не рекомендуется! Исключением являются кресла, стулья.
  • Перевозка особо тяжелых и важных предметов . Это касается сейфов, банкоматов, дорогой кожаной или антикварной мебели. Их должны упаковывать и переносить специалисты-такелажники, которые есть в компаниях-перевозчиках.

Продолжаем работу даже в переезд

Простои офиса во время подготовки к переезду должны быть сокращены до минимума. Как это сделать? Первое – уведомить поставщиков, клиентов, партнеров о переезде. Можно сделать это в телефонном режиме, по электронной почте или разослав сообщения. Полезно сразу указывать адрес нового офиса и его телефоны, чтобы клиенты не потеряли с вами связь.

Еще один нюанс – в старом офисе нужно развесить объявления с информацией: куда переехала компания, точный адрес, схема проезда, время работы. В новом офисе нужно заблаговременно позаботиться о вывеске, указателях, проводном интернете и новых номерах телефона.

Рейтинг
( Пока оценок нет )
Понравилась статья? Поделиться с друзьями:
Добавить комментарий

;-) :| :x :twisted: :smile: :shock: :sad: :roll: :razz: :oops: :o :mrgreen: :lol: :idea: :grin: :evil: :cry: :cool: :arrow: :???: :?: :!: