Офисный переезд. Основные моменты и практические советы

Офисный переезд. Гораздо лучше пожара

Все течет и меняется. Однажды компания, в которой вы работаете, вдруг превратится из молодой и маленькой в успешную, крупную и с историей на рынке и перестанет помещаться в скромном офисе безликого бизнес-центра. Или рост ВВП вызовет повышение цен на квадратные метры, которые арендует ваша фирма. Или директор переберется в загородный дом, и дорога до работы станет занимать у него три часа без учета пробок. В общем, исходные данные изменятся, и однажды в своей приемной вы услышите страшное слово «переезд». Главное после этого – пережить те первые минуты, когда кажется, что на голову падает потолок. Это ощущение совершенно естественное. Но нужно сделать глубокий вдох, собраться с силами и мыслями и организовать все так, чтоб вам не пришлось жалеть о том, что потолок и в самом деле не рухнул, когда переезд все-таки наступит.

Говорят, что один переезд равняется двум пожарам. Надеюсь, что ни мне, ни кому-либо из читателей никогда не придется проверить это утверждение на практике. Но на своем собственном опыте мне не раз приходилось убеждаться, что переезд – это отнюдь не радостное событие. Зато теперь я могу поделиться рекомендациями, как сделать это событие (нет, не праздником, поскольку это невозможно) не слишком разрушительным для вашего офиса и вашей нервной системы.

Главное, уточните у руководителя, насколько велика вероятность переезда. Вполне может оказаться, что он просто озвучил свои мечты (или страхи). Итак, если вы не ослышались, нужно выяснить два вопроса: когда и куда? В случае если новое расположение офиса вас совсем не устроит, можно быстро написать заявление об увольнении по собственному желанию, и пусть они переезжают сами, как хотят. Если такой вариант вас не устраивает, начинайте действовать по плану.

Подготовку к переезду можно разделить на три части. Во-первых, нужно решить, кто и как будет перевозить ваш офис; во-вторых, следует подготовить к переезду руководителя и сотрудников, умудрившись при этом не забыть о себе; в-третьих, надо выполнить некоторую подготовительную работу, непосредственно к переезду отношения не имеющую, но очень важную для успешного функционирования вашей компании в новом офисе.

Кто будет заниматься переездом?

Здесь есть несколько вариантов:

1. Сотрудники фирмы делают все сами.

2. Сотрудники фирмы сами упаковывают вещи, а грузят и перевозят их сторонние компании.

3. Вы нанимаете мувинговую компанию – одну из тех, что занимаются переездами под ключ.

Первый вариант возможен только в том случае, если у вас совсем небольшая фирма, в которой есть водитель и хотя бы небольшой грузовичок и нет сейфа или большого офисного аквариума, т.е. тех предметов, для транспортировки которых нужны специальное оборудование и машины.

В реальности даже небольшие компании предпочитают второй вариант. Если вещей и сотрудников не очень много, то можно самостоятельно закупить скотч, упаковочную бумагу и пленку, коробки – словом, все, что необходимо для переезда. Сейчас даже не нужно ничего из этого самостоятельно носить в офис – вы можете сделать заказ по Интернету (часто на том же сайте, где вы заказываете канцелярские товары), и вам доставят все необходимое. Погрузочно-разгрузочными работами займутся профессионалы.

Данный вариант подходит небольшим компаниям, которые хотят сэкономить деньги. Услуги, которые предоставляют мувинговые компании, к сожалению, очень дорогие. Поэтому если у вас есть возможность не разбирать мебель и нет многотонного сейфа, можно ограничиться только наймом машин и грузчиков. Сотрудникам в любом случае лучше упаковывать свои вещи самостоятельно.

Кстати, многие компании готовы обсуждать стоимость своих услуг. Если вы дадите им понять, что готовы рекомендовать компанию знакомым и сотрудничать с ними в дальнейшем, стоимость переезда может быть снижена (конечно, в разумных пределах).

Если вы понимаете, что своими силами не обойтись, то лучше обратиться к профессионалам. Сейчас на рынке представлено огромное количество так называемых мувинговых компаний. Да, это те самые профессионалы переезда, которым можно доверить исполнение такой деликатной задачи. Чем они отличаются от обычных транспортных компаний? Дело в том, что они предоставляют полный комплекс услуг: упаковку мебели (причем все материалы сотрудники компании привезут к вам в офис), сборку и разборку, погрузочно-разгрузочные работы. У таких компаний есть возможность произвести такелажные работы. (Такелаж – это транспортировка крупногабаритных грузов, весом иногда более тонны, а также подъем таких грузов по внешним стенам здания.)

Кроме того (и это, пожалуй, самое главное), мувинговые компании работают по договору. И в этом договоре прописана сумма, в которую вашей компании обойдутся все работы по переезду. Так, ситуации, когда вещи погружены в машину и вам называют цифру, в два раза превышающую ту, что озвучивали ранее, вы г